Por excelencia, el presupuesto es la herramienta financiera para controlar los gastos, pero ¡cómo cuesta elaborarlos! Para evitar que las cuentas se salgan de control, sugerimos seguir tres consejos para elaborar un presupuesto de TI correcto, dando por hecho que se tiene ya un diagnóstico de la situación de la tecnología respecto al negocio, que es lo que permite dar el primer paso para la estrategia venidera.
Definir objetivos y parámetros claros
El deseo de adquirir determinada solución o renovar el hardware debe ser motivado por unos objetivos que verdaderamente respondan a las necesidades empresariales. No es igual una inversión pensada para mejorar la seguridad en los procesos de fabricación que una para incrementar la colaboración en el equipo o mejorar la experiencia del cliente. Además, definir para qué se quiere hacer el desembolso permitirá establecer los indicadores adecuados para evaluar los resultados y el retorno de la inversión –también es algo que Finanzas agradecerá–.
Una vez que esté claro lo que se dese alcanzar, se precisa estudiar los requerimientos e investigar sobre los proveedores. En ese camino, con frecuencia muchas empresas buscan consultoría externa para aumentar el entendimiento del negocio e identificar las áreas de mejora con TI.
Alinear la visión de TI con Finanzas
Dado que la misión de finanzas como área funcional es cuidar los números de la compañía, es preciso que el presupuesto de TI tenga un equilibrio entre las necesidades planteadas, el flujo de efectivo y las proyecciones de ganancia. De este modo, se asegura la viabilidad del proyecto.
Para manejar mejor los desembolsos, asimismo es aconsejable alinear los gastos y el calendario financiero, cuando los montos están distribuidos a lo largo del periodo de manera uniforme, la previsión por parte de Finanzas es más efectiva. Es recomendable además recordar o advertir oportunamente en qué punto del año se requiere realizar grandes compras para no alterar el flujo de caja y la planificación. Al final del día, es la articulación de las distintas áreas de la empresa lo que garantiza que todo funcione del modo correcto.
Dejar espacio para la innovación
La firma de consultoría Gartner establece un criterio para elaborar presupuestos basado en tres categorías: Run, Grow y Transform. La primera se refiere a aquellos proyectos que posibilitan la actividad diaria de la compañía y que resultan imprescindibles; el segundo, a aquellos que apuntan a la mejorar continua, como aumentar el margen de ganancia; el último, a las iniciativas que buscan generar nuevas capacidades o valor para el negocio, como proyectos impulsados por nuevas tecnologías para transformar cómo ofrecer un servicio.
Aquellas organizaciones que en su presupuesto no solo abordan lo funcional, sino que tratan de ver un poco más al futuro, fomentando la práctica de la innovación o considerando la categoría Transform, son las que mayor ventaja tienen en la era digital, de forma que un plus importante al evaluar los costos que vienen en materia de TI radica entonces en ese espacio para innovar/evolucionar.
Por último, se debe considerar que cualquier presupuesto debe prever variaciones que muchas veces son motivadas por cambios del mercado. Aun así, con un planteamiento que atienda los tres aspectos explicados, será más fácil trabajar con las cifras y mantenerse dentro de parámetros razonables.
Si requieres apoyo para elaborar tu presupuesto de TI, podemos ayudarte.
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